Як відомо, порядок надання щорічної відпустки залежить від того, за який робочий рік вона надається – за перший рік роботи на підприємстві чи наступні. Але це ще далеко не все, що треба знати про особливості надання та оформлення відпусток.
Коли працівник може взяти відпустку повної тривалості
У перший рік роботи право на щорічну відпустку (як основну, так і додаткову) повної тривалості у працівника виникає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. У разі надання працівникам щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їх тривалість визначається пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки).
Окремим категоріям працівників на їх прохання щорічні відпустки повної тривалості мають надаватись і до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві. Хто належить до цих категорій, див. на тлі на с. 27. За домовленістю між працівником та роботодавцем можуть бути передбачені й інші випадки надання повної відпустки до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на підприємстві, але вони мають бути обумовлені колективним чи трудовим договором.
Відпустки за другий і наступні роки роботи на підприємстві можуть бути надані працівникові в будь-який період відповідного робочого року.
Роботодавцеві слід пам’ятати про випадки обов’язкового надання щорічних відпусток повної тривалості (ст. 11 Закону):
1)працівникам віком до 18 років – надається протягом робочого року;
2)працівникам, які мають право на додаткові щорічні відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці – надається протягом робочого року;
3) працівникам, яким щорічна відпустка не надавалася два робочі роки поспіль.
Погодження часу відпусток у графіку
Чинним законодавством, а саме ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки, передбачено такий порядок погодження періодів надання щорічних відпусток працівникам:
1)за ініціативою власника (уповноваженого ним органу) або виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) чи іншого уповноваженого на представництво трудовим колективом органу складається графік відпусток. При складанні графіків ураховуються особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. А тому кожен працівник має право обирати (пропонувати) найсприятливіший період для своєї відпустки. Проте при складенні графіка мають враховуватися також і інтереси роботодавця;
Зразок 1
Форма графіка надання відпусток
| № з/п | Відділ (цех, дільниця) | Прізвище та ініціали працівника | Посада | Вид відпустки | Період надання відпустки | Дата і номер наказу | Дата першого дня/останнього дня | За який робочий рік |
| 1. | Директорат | Курляк О. М. | Фінансовий директор | Щорічна основна | Серпень | 12.07.2005 №7 | 01.08.2005/25.08.2005 | 01.10.2004 – 30.09.2005 |
| 2. | Бухгалтерія | Михайленко Р. А. | Головний бухгалтер | Щорічна основна | Липень | 17.06.2005 №3 | 04.07.2005/24.07.2005 | 16.05.2004 – 15.05.2005 |
| 3. | Бухгалтерія | Михайленко Р. А. | Головний бухгалтер | Щорічна додаткова | Липень | 17.06.2005 №3 | 25.07.2005/31.07.2005 | 16.05.2004 – 15.05.2005 |
2)після врахування інтересів обох сторін формується остаточний варіант графіка, який затверджується власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим упов-новаженим на представництво трудовим колективом органом;
3)затверджений графік доводять до відома всіх працівників підприємства.
Форму графіка надання відпусток чинним законодавством не встановлено. Ми пропонуємо користуватися такою формою, як на зразку 1. За потреби можна вносити додаткові графи.
Як правило, у графіках відпусток конкретна дата початку відпустки не встановлюється, а визначається місяць початку використання відпустки. Інколи зазначають два місяці: місяць початку відпустки і її закінчення. Але конкретні дати початку і закінчення відпустки у межах, установлених графіком, погоджують працівник і власник. Так, згідно з ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки, не пізніше ніж за два тижні до встановленого графіком строку власник або уповноважений ним орган зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки. Це можна зробити як шляхом вручення працівникові окремо складеного повідомлення (див. зразок 2), так і шляхом ознайомлення його з наказом про надання відпустки під розпис у цьому наказі (форма наказу №п-6 передбачає окрему графу для підпису працівника). Слід пам’ятати, що порушення строку такого повідомлення надаватиме працівникові право вимагати перенесення щорічної відпустки на інший період.
Зразок 2
Повідомлення про дату початку відпустки
Якщо у графіку відпусток, з яким були ознайомлені працівники (бажано під розпис), вказано конкретне число початку відпусток працівників, то окремо повідомляти їх про дату початку відпустки не потрібно.
Ні в Законі про відпустки, ні в КЗпП не міститься вказівка на строк, коли має бути складений та затверджений графік відпусток. Як правило, графіки відпусток складаються щороку, на початку календарного року. Так, згідно з п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників та службовців підприємств, установ, організацій, затверджених за погодженням з ВЦРПС постановою Держкомпраці СРСР від 20.07.84 р. №213, графік відпусток складається на кожний календарний рік не пізніше 5 січня поточного року. Ця норма може бути орієнтиром, оскільки, на нашу думку, за погодженням між власником (уповноваженим ним органом) та органом, упов-новаженим на представництво трудовим колективом, може бути встановлений інший період, на який затверджується графік відпусток, а також строк його затвердження. Такі період та строки можуть бути визначені у колективному договорі на підприємстві.
Звертаємо увагу на те, що працівники, час відпусток яких визначається графіками, мають право йти у відпустку в обумовлений термін без додаткового подання заяв про надання відпусток. Законодавство про працю не вимагає їх подання. А для роботодавця (відділу кадрів) підставою для наказу про надання відпустки у цьому випадку буде графік відпусток, затверджений в описаному вище порядку. При цьому у наказі має бути визначений конкретний період відпустки працівника.
Відпустка на підставі заяви
На багатьох підприємствах графіки відпусток не складаються. У таких випадках підставою для надання відпустки є заява працівника, в якій вказується, з якого числа і на який строк працівник хоче піти у відпустку. За наявності права на додаткову відпустку працівник повинен вказати підставу для надання такої відпустки.
Заява також подається у разі, якщо працівник з певних обставин бажає піти у відпустку в інший час, ніж той, що передбачений графіком.
Коли власник (уповноважений ним орган) візує заяву, то або погоджується із запропонованим працівником строком, або вносить свої корективи, про що повідомляє працівника. Заява, підписана керівником, передається до відділу кадрів, який готує наказ про надання відпустки, що потім передається до бухгалтерії.
Схематично послідовність документального оформлення процесу надання щорічних відпусток можна зобразити так, як показано на схемі 1.
Схема 1
Працівники, які можуть взяти відпустку в будь-який зручний час
Є категорія працівників, яким власник зобов’язаний надати відпустку в будь-який зручний для них час, що слід враховувати при складанні графіка.
До таких працівників належать (ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки):
1) особи віком до 18 років;
2) інваліди;
3) жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
4) жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
5) одинокі матері (батьки), які виховують дитину без батька (матері);
6) опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
7)дружина (чоловік) військовослужбовця;
8)ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
9)ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
10)батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
11)працівники, віднесені до 1-ї та 2-ї категорії потерпілих внаслідок аварії на ЧАЕС (п. 22 ч. 1 ст. 20 Закону №796);
12)один із батьків дитини, якій встановлено інвалідність, пов’язану з Чорнобильською катастрофою, або особа, яка замінює батьків (п. 3 ч. 3. ст. 30 Закону №796);
13)інші категорії працівників, передбачені законодавством.
Умову про надання відпустки у зручний для них час будь-яким іншим категоріям працівників можна закласти до трудового або колективного договору.
Час відпустки із зазначеними працівниками можна погоджувати й у графіку відпусток. Проте за потреби такий працівник має право вимагати відпустку в інший термін.
Якщо працівник, який належить до однієї із перерахованих вище категорій, йде у відпустку в обумовлений графіком час, то подавати заяву про надання відпустки не обов’язково. У всіх інших випадках такий працівник повинен подати заяву про надання відпустки.
Період для відпусток окремих категорій працівників
Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам навчальних закладів щорічні відпустки повної тривалості у перший та наступні робочі роки надаються у період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.
Працівникам, які навчаються у навчальних закладах без відриву від виробництва, щорічні відпустки за їх бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою. А працівникам, які навчаються у середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах, щорічні відпустки за їх бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах.
Працівникам художньо-постановочної частини і творчим працівникам театрів щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.
Оформлення наказу керівника
Надання щорічних відпусток за графіками чи на підставі заяв працівників має оформлятися наказом керівника підприємства. Для цього можна використати типову форму №п-6 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Мінстату України від 09.10.95 р. №253, а можна й спрощену форму наказу (див. зразок 3).
Зразок 3
Наказ складається у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а другий – у бухгалтерії. Зворотний бік типової форми № п-6 потрібен для розрахунку суми відпускних. До неї вписують:
– заробітну плату за 12 останніх місяців окремо за періодами;
– розрахункову середньоденну заробітну плату;
– розрахункову суму відпуск-них, у тому числі за періодами, якщо відпустка припадає на кілька календарних місяців, із зазначенням нарахувань і утримань за кожною статтею.
На підставі наказу відділ кад-рів робить відповідний запис у розділі IV «Відпустки» в особовій картці працівника (типова форма №п-2, затверджена Наказом Мінстату України від 27.10.95 р. №277 «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу»). У цьому розділі зазначається: вид наданої відпустки, за який період часу вона надається, дати початку і закінчення відпустки, а також дата і номер наказу (розпорядження) керівника підприємства про надання відпустки працівнику.
Водночас начальник відділу (цеху, дільниці) ставить відповідні відмітки у «Табелі обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати», типову форму якого (№п-12) затверджено наказом №253.
Якщо у відпустку йде група працівників, можна скласти «Список про надання відпустки» на всю групу за типовою формою №п-7, затвердженою наказом №253. Список аналогічно до наказу на відпустку складають у двох примірниках.
Як і у випадку з наказом (розпорядженням) про надання відпустки, відділ кадрів згідно зі списком зазначає в особовій картці працівника дані про відпустку, а розрахунковий відділ бухгалтерії визначає розмір заробітної плати за час відпустки.
Коли відпустка переноситься на інший строк
За згодою сторін щорічну відпустку можна перенести на інший період. Ініціатором перенесення при цьому може бути як працівник, так і роботодавець.
На прохання працівника відпустка має бути обов’язково перенесена лише у двох випадках: якщо працівник за два тижні до встановленого графіком терміну не отримав письмового повідомлення про відпустку або йому не були виплачені відпускні за три дні до початку відпустки (частина 1 статті 11 Закону про відпустки).
В інших випадках власник самостійно вирішує, задовольняти чи не задовольняти прохання працівника про перенесення відпустки.
Власник може бути ініціатором перенесення лише у виняткових випадках, коли надання щорічної відпустки працівникові у раніше обумовлений період може несприятливо відбитися на нормальному ході роботи підприємства, та за умови, що частину відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде надано у поточному робочому році.
При цьому таке перенесення можливе лише за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Перенесення відпустки можливе не лише за бажанням однієї зі сторін, а й в обов’язковомупорядку. Так, згідно з частиною 2 статті 11 Закону про відпустки, щорічна відпустка переноситься у разі:
1)тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої у встановленому порядку;
2)виконання працівником державних або громадських обов’язків, якщо згідно з законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
3)настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
4)збігу щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.
Якщо причини, що зумовили перенесення відпустки на інший період, настали під час її використання, то невикористана частина щорічної відпустки надається після закінчення дії причин, які її перервали, або за згодою сторін переноситься на інший період. У разі перенесення невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
При перенесенні відпустки її новий строк встановлюється за домовленістю між працівником і роботодавцем. Перенесення здійснюється на підставі відповідної заяви працівника, де вказується дата бажаного відпочинку і період.
Поділ щорічних відпусток
На прохання працівника та за згодою з роботодавцем щорічну відпустку може бути поділено на частини будь-якої тривалості. Проте основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів. Це може бути як перша частина, так і друга, третя і т. д.
Наприклад, до кінця робочого року відпустку працівника загальним розміром 28 днів було розбито на 6, 8 та 14 днів. З метою недопущення втрат робочого часу роботодавець може й не погодитися на поділ відпустки. Він також може запропонувати свої умови поділу щорічної відпустки.
Невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівникові, як правило, до кінця робочого року, але в будь-якому випадку не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.
Особливості надання відпустки при звільненні працівника
Відповідно до ст. 3 Закону про відпустки, за бажанням працівника в разі його звільнення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Датою звільнення у такому разі вважатиметься останній день відпустки.
У разі звільнення працівника у зв’язку із закінченням строку трудового договору невикористана відпустка може за його бажанням надаватися і тоді, коли час відпустки повністю або частково перевищує строк трудового договору. У такому разі чинність трудового договору продовжується до закінчення відпустки.
Якщо працівник з будь-яких причин не скористався своїм правом на щорічні відпустки за кілька попередніх років, він має право використати їх, а в разі звільнення, незалежно від підстав, йому має бути виплачено компенсацію за всі невикористані дні щорічних відпусток згідно зі статтею 24 Закону про відпустки.
Законодавство не передбачає терміну давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки.
Не обмежується строком також і право працівника підприємства вимагати виплати йому компенсації за невикористані відпустки.
Щорічні відпустки повної тривалості до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи надаються:
Жінкам перед або після відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами.
Жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда.
Iнвалідам.
Особам віком до 18 років.
Чоловікам, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю і пологами.
Особам, звільненим після проходження строкової військової або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення зі служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців (не враховуючи часу переїзду на постійне місце проживання).
Сумісникам (одночасно з відпусткою за основним місцем роботи).
Працівникам, які успішно навчаються у навчальних закладах і бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою.
Працівникам, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не отримали за неї грошової компенсації (у таких ситуаціях її перераховують на нове місце роботи).
Працівникам, які мають путівку (курсівку) для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування.
Батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу.
Працівникам, переведеним на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше підприємство, до установи, організації, які не використали за попереднім місцем роботи повністю або частково щорічну основну відпустку і не одержали за неї грошової компенсації (ст. 81 КЗпП).
Iншим категоріям працівників, визначеним законодавством.
Максим ВОЙЦЕХОВСЬКИЙ, «Дебет-Кредит